Odniesienie sukcesu w mediacji zależy od spełnienia szeregu zasad wskazanych w aktach prawnych. Zaliczyć do nich można dobrowolność udziału w mediacji stron oraz obiektywizm, neutralność i bezstronność mediatora.
Mediacja jest jednym ze sposobów pozasądowego rozwiązywania sporów. Aby mediacja mogła zakończyć się sukcesem, zarówno mediator jak i strony uczestniczące w mediacji winny podporządkować się podstawowym zasadom rządzącym tego rodzaju postępowaniem.
1 stycznia 2016 roku weszły w życie nowe przepisy o mediacji, których celem jest jej upowszechnienie. Nadal bowiem nie jest to powszechnie często wykorzystywana metoda alternatywnego rozwiązywania sporów. Warto zatem zaznaczyć, że uczestniczenie w mediacji jest całkowicie dobrowolne. Oznacza to, że strony, które mają wziąć udział w mediacji, muszą wyrazić na nią zgodę. Zgoda musi zostać wyrażona świadomie i nie może wynikać z jakiegokolwiek przymusu. Zatem do postępowania mediacyjnego przystępujemy dobrowolnie, i ta dobrowolność ma nam towarzyszyć przez cały okres trwania postępowania (inaczej wygląda postępowanie sądowe, gdzie zazwyczaj jedynie powód inicjujący sprawę działa dobrowolnie, natomiast zgoda pozwanego na prowadzenie postępowania nie jest ani wymagana, ani nawet oczekiwana).
Wyrażenie przez stronę zgody na wszczęcie i prowadzenie postępowania mediacyjnego może mieć miejsce jeszcze przed wdaniem się w spór jak i już w toczącym się postępowaniu sądowym. Sąd może skierować strony do mediacji na każdym etapie postępowania. Mediacji nie prowadzi się jednak, jeżeli strona w terminie tygodnia od dnia ogłoszenia lub doręczenia jej postanowienia kierującego strony do mediacji nie wyraziła zgody na mediację. Należy postawić pytanie, co się dzieje w sytuacji, gdy strona nie wyrazi sprzeciwu (ale też nie wskaże, że się zgadza) bądź w ogóle nie odpowie na postanowienie kierujące strony do mediacji. Czy będzie to uważane za dorozumianą zgodę uczestniczenia w mediacji? Niektórzy przedstawiciele doktryny skłaniają się do takiego stanowiska. Sądy co raz częściej jednak wprowadzają sankcje dla wyrażenia bądź braku wyrażenia zgody na mediację, kierując do strony pismo z informacją, jak np. „wzywam do wskazania czy […] wyraża zgodę […] w terminie tygodniowym pod rygorem uznania, że takiej zgody nie wyraża”. Nie pozostawiając tym samym pola do interpretacji zachowania strony.
Dobrowolny udział strony w mediacji ma jej towarzyszyć aż do zakończenia postępowania mediacyjnego. Zatem co do zasady, z mediacji można się „wycofać”, szczególnie w sytuacji, gdy tej dobrowolności z jakiś względów już nie będzie. W tym miejscu należy jednak pamiętać, że ustawodawca wprowadza swego rodzaju ograniczenie wycofania się z mediacji w sytuacji, gdy strona już zgodę na mediację wyraziła. Nieusprawiedliwiona odmowa podjęcia mediacji (gdy wcześniej wyraziło się na nią zgodę) może doprowadzić do obciążenia wycofującej się strony postępowania kosztami procesu. W przypadku, gdy mediacja kończy się sukcesem, strony podpisują ugodę, a przez podpisanie ugody wyrażają zgodę na wystąpienie do sądu z wnioskiem o jej zatwierdzenie.
Niezwykle istotnym elementem mediacji jest udział w niej profesjonalnego mediatora, który winien w trakcie całego procesu mediacyjnego pozostawać obiektywny, neutralny i bezstronny. Mediator, pod rygorem uznania mediacji za bezskuteczną, nie może opowiadać się za żadną ze stron, nie może być stronniczy ani okazywać uprzedzeń. Mediator ma być gwarantem równego traktowania stron.
Mediator powinien podjąć decyzję o rezygnacji z prowadzenia postępowania, jeżeli nie byłby w stanie prowadzić go w sposób bezstronny. Powinien poinformować strony o okolicznościach, które mogłyby wzbudzić wątpliwości co do jego bezstronności. Z chwilą uzyskania takiej informacji przez strony, przysługuje im uprawnienie do rezygnacji z uczestniczenia w mediacji. To od strony będzie zależało, czy uzna ujawnione okoliczności za naruszające zasadę bezstronności, czy też nie.
Mediator prowadzi mediację, wykorzystując różne metody zmierzające do polubownego rozwiązania sporu, w tym poprzez wspieranie stron w formułowaniu przez nie propozycji ugodowych, lub na zgodny wniosek stron może wskazać sposoby rozwiązania sporu, które nie są dla stron wiążące. Mediator nie może narzucić stronom rozwiązań wyjścia z konfliktu. Zadaniem mediatora jest nakierowanie stron na wspólne ustalenie satysfakcjonującego sposobu rozwiązania sporu. Mediator nie może oceniać, czy wypracowane przez strony stanowisko jest sprawiedliwe i zasadne. Mediator ma obowiązek czuwać czy wypracowana ugoda nie naruszy obowiązujących przepisów prawa oraz czy sąd zatwierdzając taką ugodę nadając jej klauzulę wykonalności.
Mediacja jest (staje się) bardzo istotnym środkiem porozumienia w obecnym obrocie gospodarczym. Często strony już w samych umowach zawierają zapis chęci skierowania ewentualnego sporu na drogę postępowania polubownego (klauzula mediacyjna). Mediacja, w przeciwieństwie do postępowania sądowego, daje możliwość do decydowania stronom o wyniku mediacji oraz kształtowania jej przebiegu, co w szczególności w obrocie gospodarczym jest niezmiernie istotne. Mediacja daje możliwość zakończenia sporu w sposób polubowny, akceptowalny dla obu stron, umożliwiając jednocześnie stronom dalsze pozostawanie w relacjach biznesowych, a tym samym dalszą współpracę.
